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职场 | 时间管理到底有几个原则

前言


今天轮到职场篇啦。

因为职场篇而进来的朋友:这个公众号四分之三是在扯闲篇儿,读了之后可能没有任何进步,请谨慎关注。

 

很多人会问我关于时间管理的一些小tips。

 

我今天分享三个原则吧,因为多了写着太费脑子,三个刚刚好:

 

第一个原则:对自己的工作很熟悉。

 

我感觉很多人会忽视这个,总觉得时间管理是有窍门的,我告诉你没有,虽然有一些基础原则,但是没有什么窍门。

 

一个对自己工作不够了解的人,是无法进行有效率的时间管理的。

 

因此如果你刚刚接手这个工作,那么就不要心思用在时间管理上,而用在尽快熟悉这份工作上,只有熟悉了这份工作,才知道如何能够提高效率。

 

所以很多刚刚步入职场的人问我“你是怎么平衡工作和生活的?”我都会回答:“现在你的重点不在平衡这件事上,因为你平衡不了。”

 

(当然我会换个看起来更有耐心的说法,但其实意思就是这个意思)

 

第二个原则:在多任务管理时梳理优先级,梳理难易程度。

 

这个原则在第一个原则之后,因为不熟悉工作就梳理不出工作的难易程度,不知道工作的“坑”在哪里。

 

我做咨询工作的时候也会发现很多客户会对一些工作量想当然,因为不了解,因此看不到工作推进过程中的雷。

 

如果你手里只有一个工作任务,那么就在这个任务deadline之前逐步完成就好,时间管理最困难的是多任务管理。

 

在多任务管理时,首先要清楚每个任务的deadline以及难易程度和完成时间。

 

这是一个在脑海中形成的“矩阵式管理”,我不得不画了一个草图:

 


在这个草图里,纵轴是deadline,越往上deadline越紧张,例如最上面的工作是周一交活儿,最下面的工作是周五交活儿。

 

横轴是工作的难易程度。

 

如果按照任务排序,我会建议按照1、3、4、2的顺序进行工作。

 

最简单但是deadline最紧张的工作最先开始做,因为成效最快,完成度最高。

 

最难但是deadline最松的工作放在后面集中精力慢慢做。

 

这种排序有个前提:你的工作任务只限于这四个,在周五之前没有接到其他工作。

 

这是一个理想化的排序而已,只是想说完成度又快又高工作放在前面,别因为一些难度特别大的工作迟迟没有推进,所以把容易的工作也给耽误了。

 

我举个例子:

 

比如你正在进行一个特别复杂的工作,突然老板发了一封邮件,这个时候你回邮件就能解决别人一个问题,那么你就应该立刻放下这个工作,回一封邮件。

 

但是有很多人会完全缠斗在复杂的工作中,容易的工作错过了deadline或者没有及时回复,反而导致大家觉得这个人干活特别慢。

 

当然了,如果不停的有邮件进来就另说。

 

在工作的优先级里还有一个维度我没有画出来,就是派任务的人的级别,这个也是在排序的时候需要考虑的。

 

通常对你的KPI有直接影响的人派出来的任务要先做。

 

第三个原则:不要拖延,要争取持续地完成一项工作。

 

这个原则是什么意思呢?

 

工作最怕做半小时歇十分钟,如果一个集中精力3小时可以做完的工作,你做半小时歇十分钟(例如看看手机什么的),直接会导致你要花8个小时才能完成工作。

 

这就好像开车,踩了刹车之后再启动,速度肯定要慢下来。

 

所以工作尽量要持续地完成,(中间回邮件我认为不算不持续,上厕所喝水什么的也不算)。

 

而且精神集中,尽量不被其他工作所干扰。

 

这也是为什么我建议容易的工作先完成,这样可以集中精神攻难度高、时间长的工作任务,而不会工作中还要想着“哎呀我还有好多其他工作没有完成”。

 

想到哪儿写到哪儿吧,有时候随着时间的推移想法还会不一样呢。


然后我发现我以前写过一篇关于时间管理的帖子,也贴在这里,里面有我上面说的一部分内容,也提出了我最喜欢的“结果导向性工作”,供你们参考:

来碗鸡汤:聊聊时间管理


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作者小V:

Ernst&Young咨询合伙人

 

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